Tämä on Ykköstyypit ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 14.06.2018. Viimeisin muutos 14.06.2018.
1. Rekisterinpitäjä
Ykköstyypit ry
Lähettilääntie 1 B 20
01520 Vantaa
+358449880357
info@ykkostyypit.fi
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Ilkka Koski, info@ykkostyypit.fi, +358449880357.
3. Rekisterien nimet
- Jäsenrekisteri
- Verkkokaupan asiakasrekisteri
- Tapahtumien osallistujalistat
- Postituslista
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- laki (mikä)
- julkisen tehtävän hoitaminen (mihin perustuu), tai
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito sekä markkinointi, kohderyhmänä jäsenet, verkkokaupan asiakkaat sekä tapahtumien osallistujat ja postituslistalle ilmoittautuneet.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisteriin tallennettavista tiedoista ja tietosisällöstä vastaa Suomen Diabetesliitto ry.
Verkkokaupan asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista/tuotteista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. Sivustomme käyttämät evästeet koskevat miltei pelkästään verkkokaupan toimintaa.
Tapahtumien osallistujalistoihin tallennettavia tietoja ovat osallistujan nimi ja sähköpostiosoite. Joissakin laajemmissa tapahtumissa näiden lisäksi myös esimerkiksi puhelinnumero, osoite, allergiatiedot ynnä muut kuhunkin tapahtumaan oleelliset tiedot.
Postituslistaan osallistuvien tallennetut tiedot ovat nimi ja sähköpostiosoite. Lisäksi postituslistapalvelun tarjoava MailChimp käyttää omia algoritmejaan postitusten onnistumisprosenttien ja muun statistiikan generointiin.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakas/jäsentapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Verkkokaupan asiakkaiden tiedoista osa luovutetaan kansainväliselle maksupalveluntarjoajalle (Stripe, Inc, EU:n/ETA:n ulkopuolella) osana korttimaksujen varmistuspalvelua. Verkkokaupan asiakkaista koostuvan rekisterin vastuunalainen ylläpitäjä on Ykköstyypit ry.
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Jäsenrekisterin vastuunalainen ylläpitäjä on Suomen Diabetesliitto ry. Jäsenrekisterin sähköpostiosoitteita käytetään jäsenpostin toimitukseen (postituslistalla jolta jäsen voi halutessaan erota itse).
Tapahtumien osallistujaluettelot ovat olleet nähtävillä julkisesti Facebook-tapahtumasivuilla niiden osallistujien osalta, jotka ovat itse merkinneet itsensä joko kiinnostuneeksi tai osallistuvaksi mihin tahansa Ykköstyypit ry:n tapahtumaan. Vuodenvaihteesta 2018/2019 lähtien tapahtumien ilmoittautumisprosessi muuttuu kotisivujemme kautta tapahtuvaksi, jolloin tapahtuman osallistujalista ei enää ole toimestamme julkinen.
Joissakin tapahtumissa mahdolliselle kolmannelle osapuolelle (esimerkiksi tuote-esittelyn suorittanut yritys) luovutetaan nimitiedot osallistujista, muttei muita yhteystietoja elleivät osallistujat niitä omasta tahdostaan samalle kolmannelle osapuolelle luovuta.
Muilta osin tapahtumien osallistujalistat pysyvät yhdistyksen sisäisinä, ja ne tuhotaan lähtökohtaisesti 12kk sisällä tapahtuman järjestämisestä (alkaen 25.5.2018 ja sen jälkeen järjestetyt tapahtumat).
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Itse palvelinten ja palvelintilan turvallisuudesta ja tietoturvallisuudesta sekä niihin liittyvistä asioista vastaa palveluntarjoaja (Debugged Oy, Y-tunnus 2686020-1).
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle (Ykköstyypit ry, c/o Ilkka Koski, Lähettilääntie 1 B 20, 01520 Vantaa).
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).